こんにちは。シンです。
今回は仕事で重要と言われる報連相について書いていきたいと思います。
報連相って上手くできないんだよなー。
何を報告したらいいか分からないよ…
相談するタイミングが難しいんだよな。
と思ってことはないですか？
私は新人・若手の頃はよく思っていました。
しかし、報連相を繰り返していくうちに、また報連相を受ける立場になったことで
よりどういう内容をいつ欲しいかが分かるようになったので、ご紹介したいと思います。
報連相のプロになれますよ！
報連相とは？
まず、報連相を簡単にご説明したいと思います。
報告
上司等から受けた作業指示について、その作業の進捗状況や結果などを伝えることです。
連絡
業務関係者に業務の情報や作業に必要な情報を伝えること。
相談
上司等から受けた作業指示について、困ったときなどに参考意見などをもらうこと。
報連相のタイミングについて
基本的には、早めに報連相をしたほうがいいです。
作業の方向性が間違ったまま進めてしまうと、後戻りが大きくなってしまい
時間や工数のロスにつながるからです。
２割共有という言葉があるくらいです。作業が２割くらい進んだと思ったら、
方向性が間違っていないことの確認のため、報告、もしくは相談をしましょう。
とはいえ、相手によって報連相をほしいタイミングが異なることが多々あります。
これは相手の性格や記憶力にも依ってきます。
最初は細かく報連相をしましょう。相手のリアクションを見ながら、どれくらいの頻度で
情報を欲しがっているのかを見極めていきましょう。
細かく報連相をしていくと、よく聞いてくれる場合と
流して聞いている場合があることが分かってくると思います。
上司は忙しいので、必要ではないと思った情報の場合はリアクションが薄くなります。
これを繰り返していくと、相手によってどれくらいの頻度で報連相を行えばいいか
分かってきます。
見極めるまでは細かい報連相を行い、見極めることが出来たら
その頻度で報連相を行うようにしましょう。
報連相の内容について
報連相の内容も、迷う内容が満載です。。
- どこまで報告したらいいの？
- どんな内容を連絡したらいいの？
- 相談って何をしたらいいの？
これらを考えるときのポイントを紹介します。
相手の立場、必要な情報や知識レベルを考えよう
報連相する相手の立場や知識を確認しましょう。
例えば、部長と課長が自分の上司にいるとして、各々で報告する内容は変わってきます。
部長と課長など、立場によってほしい情報のレベルが異なるからです。
例）ある仕事で５つの業務を任されている。
部長への報告：５つの業務をまとめた全体的な進捗と問題点を報告する
課長への報告：各業務の進捗と問題点を個別に報告する
といった感じです。あくまで例ですが、部長は部全体を統括する立場なので
細かい１つ１つの業務の進捗にはあまり興味がなくて、全体的な進捗を気にしています。
一方、課長は自分の課が管轄で、各々の業務を気にしています。
というように、置かれている立場で気にしている情報レベルが異なります。
また、部長は全体的に把握をする立場にあるので、課長や担当者よりも細かい知識は
持っていないことが多いです。この部長が無能なわけではなくて、
必要ではない情報だから持っていないだけですよ(笑)
一方、課長は自分の課の仕事は把握したいと思っているので、部長よりも細かい知識を
持っています。
この知識レベルによっても報告内容が変わります。細かい知識を持っていない人に
細かい内容を伝えようとしても伝わらないし、必要ともされません。。
原則的には、より上の上司にはざっくりとした知識レベルで全体的な情報、
下に行くほど細かい知識と詳細な情報が必要になります。
相手の立場に応じて、
この人の立場から考えると、○○の情報を必要としているかな？
と考えるだけで、必要な情報を報連相できるようになりますよ。
相手の立場で考えよう
次に、特に連絡をするときに考えることが多いのですが、
どの情報を連絡しようかと迷ったときは、
この情報がないと、相手の人は困るだろうか？
と考えてみましょう。もしかしたら、最初はうまくいかないかもしれません。
が、繰り返し試行錯誤をしていると、自分の考え方と相手が必要とする情報が
分かるようになってきます。
大事なのは、考えること。最初は間違ってもいいので。
漠然と、なんとなく行っているうちはなかなか上手になりません。。
私はよく妄想で相手の立場になって、シミュレーションしていました。
「この情報がないとすると、○○が△△になって・・・。あ、ここで困るかも」
といった感じです。
困るポイントがあれば連絡するし、なければしません。
報連相が上手にできるようになると・・・
相手が必要とする情報を、必要なタイミングで提供できるようになると
その相手から信用してもらえるようになります。
もちろん、１回うまい報連相をするだけでなく、繰り返しうまい報連相をすることに
よって信用を得ることが出来ます。
そうすると、
○○(あなたの名前)は任せておいて大丈夫だな。
と思ってもらえるようになります。
こうなると、格段に仕事がしやすくなります。
仕事を任せてもらえているので、報告は定例会議などの決まった場でやればOKで
相談もどうしても困ったときだけ行けばOKです。
連絡は相手が必要とする情報か否かを考える必要があるので、今までと変わらないかも
しれませんが。
相談するときも、信用がないときは「○○の件、どうしましょうか？」と指示を仰ぐ形だったものが
「○○の件、××の理由で△△したいのですが、いいでしょうか？」といった形で
こちらが主導権をもって、やりたい方向へ話しを持っていくことが比較的容易になります。
信用があると、話を聞いてもらいやすくなりますし、
話した内容について肯定されることも多くなります。
これが報連相を的確に行ったときの非常に大きなメリットです。
こうなると仕事が面白くなりますよ。
何と言ってもやらされ仕事じゃなくなってますからね！！
まとめ
今回は、報連相について以下の内容をご紹介しました。
- 報連相を行うタイミングは早めがいい。２割共有が大事。
- 報連相の内容を相手の立場・知識によって変えること。
- 報連相を的確に行うことによって得られるもの。仕事の自由とやりがい。
少しでも参考になれば幸いです。
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