【簡単】達成可能なスケジュールの作り方

こんにちは。シンです。

みなさん、小中学生のときの夏休みは早めに終わらせる派でしたか？
それとも、直前に追い上げて終わらせる派でしたか？

私は、毎年直前に追い上げて終わらせていました。
毎年、何とか終わらせるものの夏休み終盤の３日間は地獄でした…

そんなときに役立つのがスケジュールです。
社会人になると避けては通れないスケジュール。
きっと、みなさんもスケジュールって作成したことありますよね？

私はシステム開発を行なう業務に就いて、プロジェクトマネージャという役割を
10年近く行ったので、スケジュール作成は何十回と行ってきました。
そんな私がスケジュールの重要性と作成のコツについてご紹介いたします。

スケジュールの必要性
1. 予定通りに進めるため
2. 必要以上の負荷をかけないため
スケジュール作成のコツ
まとめ

スケジュールの必要性

まずはスケジュール作成の必要性について、ご紹介します。

何と言っても、やりたいことを予定通りに進めるためですね。
夏休みの宿題なんかも、スケジュールの必要性を知っていたら
きっと予定通りに進められて、平和な夏休みを送れたと思います。

そして、見落としがちなんですが必要以上の負荷をかけないためという理由もあります。
では、この2つの内容について見ていきましょう。

予定通りに進めるため

スケジュールを立てるのは、予定通りに進めるためです。
スケジュールを立てると

いつ始めて
いつ終わらせたいのか
そして、いつどういう進捗だったら終わりそうなのか

が分かります。

こういう情報を見ながら、予定通りに進めるためにスケジュールを立てます。

必要以上の負荷をかけないため

予定通りに進めるため以外のもう１つの理由が必要以上の負荷をかけないためです。

これは複数人で作業をするときに役立つことが多いのですが、

シン

これは○○さんが得意だから任せよう。

といった感じで作業を割り振っていくと、最終的に特定の人に作業が
多く割り振られることがあります。

これをスケジュールを立てて、内容を見ることで確認することが出来ます。

もちろん、1人で作業を行うときも役に立ちます。
締め切り日が近い作業を複数抱えてしまいそうなとき、
スケジュールがあれば簡単に気付くことができます。

すぐに気付くことが出来れば、新しく依頼される作業に対して
締め切り日の調整を事前に行えるというメリットがあります。

スケジュール作成のコツ

それでは、スケジュール作成のコツを順を追ってご紹介します。

やるべきことを分割する

最初にやることはやるべきことを小さな作業に分割することです。

例えば、このブログを書くという作業ですが、以下の作業を行っています。

書くネタを決める
(必要に応じて)情報収集する
構成を考える
画像を探す
実際に書く

こういうふうに、１つの「ブログを書く」という作業を小さな作業に分割していきます。
また、これは1から順に作業の順番も示しています。

分割したタスクの工数を見積もる

大きな作業を小さな作業に分割したら、次はそれらの小さな作業の工数を見積もります。

工数：作業量を表す概念。例えば、1人が1日で終わる作業は[1人日]と表現する

では、さっきの例について、見積もりをしていきます。

書くネタを決める　→　30分くらい
(必要に応じて)情報収集する　→　30分くらい
構成を考える　→　30分くらい
画像を探す　→　30分くらい
実際に書く　→　1時間くらい

まだ書きなれていないこともあり、大雑把な見積もりになっています。
これは、最初は大雑把で構いません。大事なのは見積もりをすることです。
作業を重ねていって、実際にかかった時間と比較していけば
この見積もりの精度は自然と上がっていきます。

見積もりして、実際の時間と比較を続けて、精度を上げていきましょう！

後ろからスケジュールを作成する

小さな作業の作業時間を見積もったら、実際にスケジュールを作成していくのですが、
ここに重要なコツがあります。
それは、後ろからスケジュールを作成するということです。

そして、最後方にはリスクを置いておくというのがスケジュールを作成するコツです。

最後方にリスクを置く

まず、最初にすることは最後方にリスクを置くです。

リスクとは？

急にリスクという単語を使ってしまったので、
リスクについて簡単に説明します。

リスク：不確定で発生する事象により好ましくない影響があること

もし、発生するとマイナス要素があることですね。

発生する確率と、発生したときに与える影響度の掛け算でリスクの大きさを
はかることができます。
※発生確率×影響度＝リスクの大きさ

例えば、飲み物をこぼしてパソコンが壊れるといったリスクは
発生確率が小(1%と仮定)で、影響度(発生したら復旧に1人日かかると仮定)も
小さいということになります。

リスクの見積もり方法

リスクをスケジュールに反映するために、リスクを見積もる必要があります。
作業しているうちに予定通りに進められないことも予想されます。
この不測の事態に対応するために、リスクとして確保した時間を使います。
不測の事態がどれくらい起こりそうかを事前に予想して、あらかじめ時間を確保しておく
という考え方ですね。

大きな作業を行うときは、このリスクを細かくピックアップします。
予測されうるリスクは全てピックアップして、１つずつリスクの大きさ(発生確率と影響度)を
推測します。そして、そのリスクを全て足し合わせた数字がリスクの工数になります。
上記の例(飲み物こぼしてパソコンを壊す)でいうと、1%×1人日＝約5分。
この５分がこのリスクに対する見積もりになります。
こういう計算をピックアップしたすべてのリスクに対して行います。

私がブログを書くように、小さな作業の場合は大雑把にリスクを置くことが多いです。
一般的には、総作業工数の10%をリスクとして取ることが多いです。

私のブログを書くという作業を例にとると、総作業工数は3時間(180分)です。
なので、この10%にあたる18分をリスクの工数として見積もります。

ここでポイントがもう１つ。
見積もったリスクの工数を全て合算して、リスクの工数とすることです。

リスクをＡ～Ｄの４つをピックアップして、各々のリスクが1人日だったとすると、
これらのリスクの工数の合算は４人日となります。

その理由ですが、人はリスク(余裕)があるとそれを使ってしまうからです。
各工程に少しずつリスクを取ると、何か理由を作ってそのリスクを使おうとします。
例えば、書くネタを決めるという作業に10分のリスクをあらかじめ確保しておいたら