こんにちは。シンです。
以前、スケジュール作成のコツをご紹介したのですが、
スケジュールは作れたけど、なかなかその通りにいかないのよね。
いろんなタスクのスケジュールを立てたら、１日に何個もタスクが重なってしまって…
といったことはないでしょうか？
スケジュールは上手に立てることができて、上手に管理できてはじめて
絶大な効果を発揮します。
しっかりスケジュールを立てて、計画通りにコトを進めて夢を叶えてしまいましょう！！
システム開発でマネージメントを10年近く行い、納期に遅れたことのない私が
今回は作成したスケジュールを簡単に管理できるツールをご紹介します。
もちろん、品質もいいものを作っていましたよ(笑）
スケジュール管理のポイント
スケジュールを上手に管理するためには、３つの重要なポイントがあります。
そのポイントを紹介します。
- すべてのタスクを管理することができる
- タスクの期間を管理することができる
- ひと目で並行しているタスクの数がわかる
1.すべてのタスクを管理することができる
1つ目はすべてのタスクを管理することができることです。
これは最も重要です。
管理できないタスクがあると、忘れてしまってタスクを実行できないという
ことになってしまいます。
人の記憶はあやふやなもので、記憶力に自信があっても
アウトプットするように心がけましょう。
特にビジネスでは１度の「うっかり忘れてた」が致命傷になることがあります。
期間未定、受注未定でも管理しておくことが望ましいです。
大事なのはタスクがあることを忘れないことです。
2.タスクの期間を管理することができる
２つ目はタスクの期間を管理することができることです。
Todoと決定的に違うのがここです。
え？！こんなに今日終わらせるタスクあったの？
こんなん絶対終わらんやん…
Todoでタスクを管理していると、こんなことになったりしませんか？
Todoはタスクの数の管理は問題なくできるのですが、
タスクのボリューム、完了までにかかる時間を管理することができないので、
締切日になって絶望することが起きるんです。
タスクの期間を管理できれば、この問題を解決できます！
この仕事は３日かかりそうだから、○月５日に着手すれば、
計画通り○月８日に終わるな。
といった感じで計画をたてることができます！！
3.ひと目で並行しているタスクの数がわかる
３つ目はひと目で並行しているタスクの数がわかることです。
計画をたてるときに気をつけたいのが並行しているタスクの数です。
人間、今を楽に過ごしたくて、困難なことは後回しにしがちです。
もちろん、私も例にもれず、後回しのプロでした(笑)
これを解消してくれるのが、並行しているタスクの数がわかるものです。
様々なタスクを計画に追加していき、いつやるかを決めていくと
どの時期にどんなタスクがあるのかがひと目でわかるので
なるべく負荷を平準化することができて、それでも負荷が高い場合は
計画を立て直すことも早めに検討することができます。
この早めに検討できるというのが大きなポイントです。
ビジネスでは、締め切り直前で
やっぱり出来ませんでした。
とは、なかなか言えません。仮に言えたとしても信用はガタ落ちですね…
なので、計画をたてる段階で
その納期は厳しいですね。１週間後の締切ではいかがでしょうか？
と、こちらから提案できるといいですね。
もちろん、先方にも都合があるので、そこで調整が入る可能性はありますが
事前に調整ができるか否かは大きな違いです。
このように計画段階で事前にタスクの重なりから忙しさが予想できる
というのが大きなメリットです。
ポイントを満たすツールは？
今まで、スケジュール管理に必要なポイント３つをご紹介してきましたが、
私が使用しているツールをご紹介します。
５つ以上の色々なツールを調べ、試してみた結果、
厳選された１つをご紹介します。
現時点では、これしかない！
というくらいオススメのツールです。
それは、Jootoというツールです。
今までご紹介した３つのポイントはもちろんクリアしていますし、
以下のような超優良なポイントもあります。
- 日本語
- 無料
- 他の人とも共有可能
- Googleカレンダーなどとも同期可能
私は、以下のようなルーティンで使用しています。
- タスクが見つかったらすぐ追加（期日未定でも登録する）
- 毎朝、するべきタスクを確認する
- 毎晩、行ったタスクを確認する
タスクの漏れもなくなるし、行ったタスクを完了したことを
目で見て実感できるのは達成感があって、とてもオススメです！
ぜひ、一度試してみてください。
無料ですしね。試すだけならタダです(笑)
まとめ
今回はスケジュールを上手に管理するための３つの重要なポイントをご紹介しました。
- すべてのタスクを管理することができる
- タスクの期間を管理することができる
- ひと目で並行しているタスクの数がわかる
そして、それを満たすオススメツールJootoもご紹介しています。
上手にスケジュール管理を行い、夢を実現していきましょう！！
少しでも参考になれば幸いです。
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